Hoe infodisplays bewonerveiligheid- en tevredenheid verhogen

Voor veel woningcorporaties is het een bekend beeld in de entreehal: een prikbord vol vergeelde A4’tjes, vastgezet met punaises of plakband. Berichten over een buurtfeest uit 2023 hangen gebroederlijk naast aankondigingen van liftmonteurs die al lang weer vertrokken zijn.

Hoewel dit traditionele mededelingenbord decennialang de standaard was, voldoet het in de huidige tijd niet meer aan de eisen op het gebied van efficiëntie, uitstraling en — cruciaal — veiligheid.

De overstap naar digitale informatievoorziening via displays is een voorziening die de communicatie tussen beheerder en bewoner fundamenteel verandert. Jasper Nijland, specialist bij Intratone, ziet dat de behoefte aan transparantie bij bewoners groeit, terwijl beheerders zoeken naar manieren om de informatiestroom met minder personele inzet te beheersen.

De onhoudbare status quo: Het ‘A4-proces’

Het traditionele proces van informatievoorziening is een schoolvoorbeeld van operationele inefficiëntie. Een wijkbeheerder moet momenteel een bericht opstellen, uitprinten, in de auto stappen naar de betreffende locatie, met een sleutel de vitrinekast openen en het document handmatig ophangen. Wanneer de informatie niet meer relevant is, moet dit proces in omgekeerde volgorde worden herhaald om vervuiling van de informatievoorziening te voorkomen.

In de praktijk schiet dit proces vaak tekort. Nijland merkt op dat mededelingen regelmatig jarenlang blijven hangen, simpelweg omdat de beheerder niet in de gelegenheid is om langs te rijden. Dit leidt tot een rommelige uitstraling van de entree en zorgt ervoor dat bewoners de werkelijk relevante informatie — zoals een aankomende waterafsluiting of liftonderhoud — sneller over het hoofd zien.

Wet- en regelgeving: De brandveiligheidsfactor

Naast efficiëntie is er een dwingende juridische reden om afscheid te nemen van het papieren mededelingenbord. Nieuwe wet- en regelgeving in het Bouwbesluit stelt strengere eisen aan de brandveiligheid van algemene ruimtes en vluchtwegen. Fysieke prikborden van kurk, gecombineerd met brandbare papieren mededelingen, worden in veel gevallen niet meer toegestaan omdat zij de vuurbelasting in een gang of hal onnodig verhogen.

Hoewel handhaving op dit gebied momenteel nog in ontwikkeling is, is het voor een professionele vastgoedbeheerder zaak om hierop te anticiperen. Het Digitaal Info Display van Intratone is vervaardigd van onbrandbare materialen en vormt daarmee een veilig en toekomstbestendig alternatief voor het traditionele prikbord.

Strategische plaatsing en relevantie

Een digitaal display is pas effectief wanneer het op de juiste plek hangt. Nijland adviseert beheerders om de schermen op strategische locaties te monteren waar bewoners even stilstaan, zoals direct naast de lift of in de centrale hal. “In de halve minuut dat bewoners wachten op de lift, nemen zij de informatie op het scherm moeiteloos in zich op,” legt hij uit.

De kracht van het systeem zit in de real-time aard van de communicatie. Via hetzelfde cloud-portaal dat wordt gebruikt voor het beheer van de intercom, kan de beheerder met één druk op de knop een PDF of afbeelding uploaden naar één of meerdere panden tegelijk. Dit is met name essentieel bij calamiteiten. Indien er een acute lekkage is of een lift defect raakt, kan de beheerder direct een update plaatsen. Dit voorkomt een overbelasting van het callcenter of het klantcontactcentrum (KCC), omdat bewoners bij binnenkomst direct zien dat de beheerder op de hoogte is en aan een oplossing werkt.

Interactie en bewonersparticipatie

Een uniek aspect van de digitale oplossing is de mogelijkheid tot interactie. In plaats van enkel te zenden, kan de beheerder via het display de dialoog aangaan met bewoners door middel van surveys en polls.

Het systeem stelt beheerders in staat om korte vragen te stellen, zoals: “Bent u tevreden over de recente schoonmaakwerkzaamheden?” Bewoners kunnen hun stem uitbrengen door simpelweg hun persoonlijke toegangstag (badge) voor het scherm te houden. Dit levert de corporatie of VvE waardevolle data op over de kwaliteit van de dienstverlening, zonder dat bewoners ingewikkelde online formulieren hoeven in te vullen. Deze vorm van laagdrempelige bewonersparticipatie verhoogt de betrokkenheid en het gevoel van gehoord worden binnen het complex.

Naadloze technische integratie

Technisch gezien is de implementatie van een informatiebord minder ingrijpend dan vaak wordt gedacht. Wanneer er reeds een Intratone intercomsysteem aanwezig is, kan het display doorgaans worden aangesloten op de bestaande GSM-module. Er is dus geen apart data-abonnement of nieuwe infrastructuur nodig; de communicatie verloopt via de aanwezige antenne. Dit maakt het display niet alleen geschikt voor nieuwbouwprojecten, maar ook als een eenvoudige upgrade voor bestaande complexen die hun bewonerscommunicatie naar een hoger niveau willen tillen of aan nieuwe wet- en regelgeving willen voldoen.

Op de website van IVVD vertelt Metterwoon, een van de grotere particuliere vastgoedbedrijven in Nederland het volgende over het digitale informatiescherm dat zij installeerden in Assen:

‘Daar is een op maat gemaakt bellentableau aangebracht en bij de lift een informatietableau. Beide systemen zijn geïntegreerd in hetzelfde Intratone-portaal. Dat betekent één centraal beheerssysteem voor alle communicatie en toegangscontrole.’

Op het scherm plaatst Metterwoon bijvoorbeeld belangrijke mededelingen. ‘We kunnen op afstand zaken vermelden zoals werkzaamheden in het pand of een tijdelijke afsluiting van het water.’

Bij elk complex verloopt de implementatie via een beproefde structuur. ‘Onze installateur benadert Intratone voor een offerte op basis van de mogelijkheden en wensen. Zij programmeren het systeem en leveren het kant en klaar op.’ Na elke installatie organiseert het team bewonersdagen. ‘Wij informeren onze huurders en Intratone voert dan de gesprekken met de bewoners. Net zoals tijdens de pilot. Dat werkt perfect.’

Conclusie: Transparantie als standaard

In een digitale wereld is het informeren van bewoners via een papieren prikbord niet langer houdbaar. Het Digitaal Info Display biedt woningbouworganisaties de kans om transparant, actueel en veilig te communiceren. Door de koppeling met beheer op afstand en de interactieve functies transformeren corporaties en VvE’s hun entree van een statische doorgang naar een dynamisch informatiepunt. Het resultaat is een efficiënter beheerproces en, belangrijker nog, een beter geïnformeerde en meer tevreden bewoner.